仕事上のミスで上司やお客様など目上の人へ謝罪、
となると勇気もいります。
目上の方にメールで謝罪をされたとしても
その言葉がしっくりこない。
謝られている気がしない。
そんな方は多いようで、
誠意が伝わらずに
トラブルがより大きくなってしまうなんて
言うケースもあります。
自己流のメールで逆効果に
なってしまわぬように、
ポイントをおさえて
誠意を示しましょう。
文例も紹介いたします。
目上の方へメールで誠意を示すポイント
お詫びのメールを送る際には、
先に直接謝罪をしておきましょう。
メールだけで済ませようとすると
お茶を濁してるように
受け取られるかもしれません。
問題が発生したら
早急に謝罪をしておくことが
とても大事なステップです。
そのうえで、
①何についてのお詫びか
②経緯
③言い訳はせず事実を伝える
④再発防止策と反省
を盛り込んだメールを
迅速に送るよう
心掛けなければなりません。
文面というのは
どうしても気持ちが伝わりづらいので、
丁寧なメール作成をしましょう。
丁寧な謝罪文を作成するにおいて、
言葉のバリエーションは大切です。
表現力が乏しく、
一つの言葉を連呼していると
相手に気持ちは伝わりません。
お詫びの言葉の謝罪例文として、
「お詫び申し上げます」
「お詫びの言葉もございません」
「弁解の言葉もございません」
「陳謝いたします」
「慚愧に耐えません」
等が挙げられます。
バリエーション豊かなフレーズを
盛り込んで謝罪文を作成すると
相手にも気持ちは伝わりやすいでしょう。
また、文末に改めて
「ご迷惑をおかけいたしました。大変申し訳ございません。」
「力不足で大変申し訳ございません。」
「説明不足で大変申し訳ございません。」
「本当に申し訳ございません。」
「心より、反省いたしております」
等のお詫びの言葉を添えると
より一層締まりが出ます。
特にお詫びの相手がお客様の場合には、
嫌な思いをさせてしまったことを
「ご不快の念をおかけし、大変申し訳ございません。」
と謝辞を伝えましょう。
お詫びの手紙のマナーと文例
仮に事態が深刻であれば、
改めて手紙にて
お詫びをすることも大切です。
その場合においても、
誠意を示すために
一刻も早く送ることを心がけましょう。
お詫びの手紙では
柄や色のついた便箋は失礼になりますので、
真っ白な便箋を使用し
縦書きが基本となります。
文章は黒や濃紺の
インクの万年筆や水性ペンで書きましょう。
ボールペンは
事務的な印象を与えてしまいます。
これらを踏まえて、
例文：
謹啓 なによりもまずお詫びを申し上げます・・・①
このたびは、こちらの不手際で発送間違いをしてしまい、
まことに申し訳ございませんでした。・・・②
注文と違うものがお手元に届き、
大変驚かれ気分を害されたことと存じます。
せっかく当店をご利用くださったのにと、
心が痛みます。
寛大なお心により商品を取替えさせていただけますこと、
心より御礼申し上げます。
このような間違いを繰り返さぬよう
ひとりひとりが肝に銘じ、
これまで以上に真心込めて取り組んでまいります。・・・③
まことに勝手ではございますが、
どうか今後もご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
このたびは、
誠に申し訳ございませんでした。 謹白・・・④
①お詫びの一文
②何についてのお詫びか
③再発防止策と反省
④改めてお詫びの言葉
を含めた手紙を書きましょう。
どんなトラブルにおいても、
謝罪対応ひとつで状況は変わります。
スピーディーに誠実な対応をすることで、
窮地が一変し好感度が上がる好機へ
変化することだってあります。
いざという場面では、
気持ちを切り替えて謝罪に取り組んでみてください。
